Хорошо работать блогером и создавать увлекательный контент. Но пока одни занимаются креативом, большинству приходится жить в рутине, которая сводится к движениям мышкой между почтой, календарём, чатами, документами и папками.
Случается, что день только начался, а уже летят запросы со всех сторон. Например, понадобилась срочно актуальная версия документа. То ли она в почте, то ли в переписке или вообще в чьём-то облаке. Выходит, что это и не рутина, а цифровой хаос, на который тратишь время впустую. Это неудобно для сотрудников, а в особенности — для руководителей. На поиск и переключение между контекстами уходит едва ли не больше времени, чем на сами задачи. А новых сотрудников ещё и приходится обучать этому «зоопарку» сервисов.
«Яндекс 360» появился как единое пространство для работы команды. Это цифровой офис, где собраны главные инструменты для общения и организации задач. Здесь файлы, чаты, видеовстречи и документы живут вместе, дополняя друг друга.
Единое пространство для общения и взаимодействия
Типичная картина: переписка с партнёрами идёт через Gmail, чаты сотрудников в Telegram, встречи назначаем в Zoom, а напоминания о них где-то в календаре, который никто не открывает. Вроде всё в понятных местах, но работа расползается по разным вкладкам.
«Яндекс 360» собирает все процессы в одном цифровом офисе. «Почта», «Мессенджер» и видеовстречи через «Телемост» связаны между собой. Встречу можно создать прямо в «Календаре», команда тут же получит уведомление и ссылку для подключения. Чаты, файлы и задачи остаются внутри одной системы, ничего не теряется между окнами и сервисами.
Клиенты и подрядчики могут подключиться к встрече через «Телемост» даже без аккаунта «Яндекса»: достаточно просто перейти по ссылке. А если кто-то из участников сейчас не может воспользоваться компьютером, у «Телемоста» есть мобильные приложения.
Не обошлось и без нейросетей: по завершении встречи на почту придёт пересказ ключевых тем и полная расшифровка. Длительность звонков не ограничивается, есть все привычные функции: виртуальные фоны, демонстрация экрана, запись и так далее.
Для мелких вопросов удобнее воспользоваться «Мессенджером». Отдельные темы можно разбить на треды с гибкой настройкой уведомлений. Искать, как связаться с коллегой, не придётся — все контакты автоматически синхронизируются с адресной книгой компании.
Для компаний, которые готовы инвестировать время и ресурсы на автоматизацию, в «Мессенджере» предусмотрен инструментарий для создания ботов. Вместо того, чтобы тратить время целого специалиста на подготовку банальных справок, эту задачу лучше делегировать боту.
Благодаря единому для всей команды календарю удобно оценивать нагрузку сотрудников: кому можно поручить новую задачу, а кто заслуживает отдыха. Ещё так проще искать свободный слот для встречи: «Календарь» поможет подобрать удобное всем время. Просматривать расписание и редактировать события можно на ходу, со смартфона.
Совместная работа над задачами и документами
Работать над проектами в одиночку просто — написал, отправил, забыл. А в команде всё сложнее: каждую задачу пересматривают по несколько раз, добавляют детали, спорят по формулировкам, прикрепляют свежие файлы. В итоге переписка разрастается до масштабов триллера, где в копии десятки людей, а нужный документ внезапно оказывается в чьём-то личном облаке.
В «Яндекс 360» всё проще. Документы, таблицы и презентации можно создавать и редактировать в удобном и понятном онлайн-интерфейсе — хоть целой командой и одновременно. Ранее мы подробно писали о «Яндекс Документах».
Ещё один полезный сервис для совместной работы — «Доски». Название полностью отражает суть: если в офлайн-офисе брейншторм происходит на физической маркерной доске, то для распределённой команды удобнее накидывать идеи и контролировать общий ход проекта в онлайн-инструменте.
Для хранения файлов — Общие диски на корпоративном «Яндекс Диске». Чтобы поделиться документами с клиентами, отправьте ссылку или покажите QR-код. При необходимости можно ограничить срок действия ссылки или закрыть скачивание для внешних пользователей.
Конечно, не всё идеально: кто-то будет по привычке подтягивать любимый внешний редактор, а другой хранить всё в гугловском облаке. И конечно, ни один инструмент для совместной работы не поможет в полной мере, если часть вашей команды работает по московскому времени, а другая — по калифорнийскому. Придётся налаживать асинхронные процессы. Но это уже другая история.
Контроль и прозрачность процессов
Когда команда растёт, задач становится больше, держать процессы под контролем становится всё сложнее. У руководителя в голове одна мысль: как не упустить важное?
Для этого «Яндекс 360» предлагает «Трекер». Всё собрано на одной панели: видно, кто чем занят, когда дедлайн, где возникли задержки. Задачи можно создавать и автоматически по расписанию. А для часто повторяемых дел легко организовать шаблоны.
Неважно, какая система управления проектами принята в вашей команде: «Трекер» поддерживает Agile, Scrum и Waterfall. Платформа хранит историю изменений: если кто-то случайно удалил важный файл или залил не ту версию, можно быстро вернуть всё как было.
Возможно, не все метрики по умолчанию будут совпадать с внутренними процессами. Но базовые функции — контроль, история, доступы, хранение — закрывают основную проблему с поиском информации.
Как это работает: путь одного рабочего дня
Утро начинается с «Почты»: функция «Нейрофильтр» подсветит письма, которые требуют скорейшего ответа, а отложенная отправка позволит связаться с сотрудником из другого часового пояса, не потревожив его отдых. Грядёт командировка? «Почта» распознает авиабилеты и добавит событие в «Календарь» — проспать не получится. А файлы из вложений сохраняются на «Диске».
Если нужно быстро обсудить вопрос, то приглашение улетит всей команде в два клика. Создаёте событие в «Календаре», отмечаете участников — а те автоматически получат ссылку на видеовстречу в «Телемосте». В ходе разговора можно отмечать важные детали текстом, в окне «Мессенджера».
Параллельно проект редактируется в «Яндекс Документах»: кто-то вносит правки, остальные дополняют комментариями или оформляют таблицы. Синхронно. Права на документы настраиваются по ситуации: отдел продаж видит сделки, бухгалтерия получает финансовые задачи, руководитель контролирует весь процесс. Всё хранится на Общих дисках корпоративного «Яндекс Диска».
За отслеживание задач отвечает «Трекер». В сервисе сразу видно статус, дедлайн, хранится вся цепочка связанных с темой файлов. Если кто-то пропустил напоминание, система сама отправит уведомление и подскажет, на чём застряли.
Как Яндекс 360 помогает бизнесу работать слаженно и эффективнее
Самое главное, чего стоит ожидать от перехода на «Яндекс 360» — освобождение времени. Вместо того, чтобы тратить усилия на освоение и переключение между разрозненными сервисами и программами, сотрудники и руководители наконец-то смогут приступить к принятию решений.
Правда, как и у любого единого решения, есть период адаптации. Нужно немного времени, чтобы привыкнуть и подстроить систему под свою работу. К слову, у «Яндекс 360» есть понятный гайд по переезду с внешних сервисов.
Другое важное преимущество — все письма и загружаемые файлы автоматически проверяются встроенным антивирусом. Данные хранятся на серверах в России, а поддержка и оплата сервисов работают без посредников.
У «Яндекс 360» гибкая линейка тарифов. Для небольших команд подойдёт план «Минимальный»: 100 ГБ на «Диске» для каждого сотрудника и прочие базовые фишки. Для тех, кому этого мало, есть тарифы «Основной» и «Продвинутый», с 1 ТБ и 3 ТБ на каждого сотрудника, поддержкой технологии единого входа (SSO) и защищённым архивом рабочих писем.
Впечатления
Переход на «Яндекс 360» добавляет упорядоченности в рабочие процессы. Когда всё, включая письма, задачи, встречи, в одном окне, жизнь офиса становится чуть понятнее. Не нужно прыгать между чатиками и вкладками, искать файл «финал_ещё_точно_последний.docx» и гадать, кто из коллег в какой версии работает.
Поначалу, конечно, может быть непривычно. Всё новое требует времени. Зато когда всё само синхронизируется, задачи не теряются, документы на месте, можно просто работать и забыть про хаос. Тот случай, когда незаметные технологии наводят порядок и дают редкое ощущение тишины в голове.
Вы тоже можете спокойно опробовать на себе, как жить, когда всё рабочее собрано в одном окне. У «Яндекс 360» сейчас действует промокод promo1rub — первый месяц за 1 рубль.