В текущих условиях окружающего нас огромного информационного потока, то, как вы справляетесь с поступающей информацией, планированием и постановкой задач, во многом определяет продуктивность и успешность работы.

В данной статье я поделюсь теми методами и программами, которые ежедневно использую для планирования личных и рабочих процессов.

Больше материалов моего авторства в моём личном блоге.

Надеяться на память, это все равно, что писать вилами по воде

Какой бы хорошей памятью вы не обладали, невозможно удержать в голове весь огромный массив информации, который ежедневно нас окружает. Отсутствие систематизации рано или поздно приведет к ошибкам и отрицательно скажется на эффективности работы в целом.

На самом деле еще со школьной скамьи нас пытаются приучить к планированию. Дневник — это наш самый первый «задачник». Благо, как только я окончил школу, то сразу же отбросил вариант записи в ежедневниках, еженедельниках или блокнотах — полностью перейдя на цифровые ресурсы. Письмо на бумаге это прошлый век. Атавизм, который в современном мире необходим лишь детям для развития мелкой моторики.

Скорость печати значительно превышает скорость письма от руки. Написанный на бумаге текст уже невозможно переформулировать, откорректировать или перенести на другую дату. Вы не сможете быстро делегировать записанную на бумаге задачу, придется заново вбивать ее вместо простого шаринга. Записи на бумаге не синхронизируются, а я не хочу постоянно носить с собой ежедневник и потерять все записи, если он исчезнет. Ну и не будем забывать об экологии!

За последние 40 лет площадь лесов в мире на душу населения уменьшилась более чем на 50 %, с 1,2 га до 0,6 га на человека.
Википедия

После того как я отмел бумагу нужно было определиться с сервисами, которые помогут мне в работе. В статье я буду приводить примеры конкретных программ, однако прежде чем остановиться именно на них, я перепробовал множество разного софта, как платного, так и бесплатного. Сложность заключалась в том, что в повседневной жизни я полностью перешел на экосистему Apple, однако на работе мне приходится работать на Windows. Соответственно мне подходят только кроссплатформенные сервисы (должна быть синхронизация между Mac, iPhone и Windows).

Если вы работаете только c техникой Apple, то настоятельно советую обратить свое внимание на Things, он просто великолепен.

Помнить все!

Все свои задачи я разделил условно на два типа. 

Долгосрочные, составные задачи

В данную категорию я отношу те задачи, которые требуют подробного описания, могут сдвигаться по срокам и состоят из дополнительных подзадач. Что-то на подобии: «Разработать и внедрить статьи затрат в зависимости от типа платежа».

Для долгосрочных задач я использую базовую версию Wunderlist. Меня подкупает его сочетание простоты и функциональности. Можно быстро просмотреть все задачи на день или неделю, выделить приоритетные и добавить подзадачи. Приложение позволяет установить напоминания, добавлять файлы (в том числе из Dropbox) и поддерживает импорт задач из большинства почтовых клиентов.

Не так давно Wunderlist был приобретен компанией Microsoft, которая на его основе выпускает свой сервис To-do. Однако, пока что новое творение команды из Редмонда выглядит очень сыро. Надеюсь, что Microsoft все же удастся корректно портировать все функции из Wunderlist в To-do перед тем, как они его закроют.

Если функциональности базовой версии вам не хватит, то можно перейти на Pro-версию по подписке (5 долларов в месяц). Сможете совместно работать над задачами с коллегами, прикреплять файлы без ограничения и устанавливать симпатичные темы.

Задачи привязанные к определенной дате и времени

Сюда я отношу встречи, совещания, переговоры, собеседования и задачи, которые нужно сделать именно в определенную дату и время. Принципиально они отличаются тем, что, как правило, требует моего непосредственного присутствия. Каждая из этих задач занимает определенный промежуток времени, поэтому параллельно выполнять несколько не получится.

Для данного типа задач я использую стандартный календарь Apple в web версии iCloud. Различными цветами у меня выделены рабочие, личные, а так же особенно важные задачи. Подобное распределение позволяет мне избежать наслоения событий друг на друга. Учитывая, что в ряде событий (конференции, совещания, встречи) задействован не только я, но и прочие сотрудники, пропустить и перенести их невозможно, поэтому нужно не ошибиться с планированием.

Можно заменить календарь Apple на Google, если он вам больше нравится (или у вас Android). Принципиальной разницы нет.

На телефоне я использую Calendars 5 от Readdle. Оно на порядок информативнее и удобнее стандартного приложения для iOS. Позволяет сразу же видеть задачи на всю неделю, а не перелистывать день за днем в их поиске.

Электронная почта — всему голова

Я считаю, что умение корректно работать с электронной почтой крайне важно. Нельзя говорить о планировании задач, если эти задачи вы теряете в неконтролируемом потоке входящих сообщений.

В своей работе с почтой я во многом руководствуюсь принципами Inbox Zero — описанными в статье Тиаго Форте (советую читать в оригинале, потому что практически весь материал об Inbox Zero в русскоязычном сегменте интернета, это копипаста данной статьи).

Все вопросы по работе я прошу писать мне на электронную почту. Письма — это задачи, которые необходимо решить, поэтому не нужно складировать сообщения в папке Входящие. Важно научится определять срочность и важность сообщения, если решение вопроса занимает не более двух минут, то я сразу же отвечаю на него, если больше — оставляю на потом.

Оставшиеся в работе сообщения я разделяю на категории с помощью цветовых меток. Это позволяет с одного взгляда оценить общий объем работы, выделить приоритетные задачи и сгруппировать их. Например, сразу же выявить все письма с вопросами требующими согласования у руководства. 

Когда задача отработана, я удаляю или архивирую сообщение, однако если письмо мне может в дальнейшем понадобиться, то я переношу его в отдельную папку. Подобный механизм работы с почтой позволяет не терять нужные сообщения и всегда видеть текущий объем задач.

Работайте эффективно

Как вы видите я не использую сложные системы менеджмента, но даже подобные, простые решения, помогают существенно повысить эффективность работы.

Надеюсь, что вы сможете адаптировать данную информацию и подобрать методы планирования и программы, которые подойдут непосредственно к вашей деятельности. Ведь важен сам принцип, а не то, какой именно софт вы будете использовать в работе. 

Помните, что запланировать задачу это лишь первый шаг, а вот выполнить запланированное в срок — настоящий успех!